דוח נוכחות והיתרונות שלו לעסק ולעובדים מעקב אחר נוכחות מאפשר להפיק דוח שבו גם המעסיק וגם העובדים יכולים להשתמש, על מנת להרוויח שורה ארוכה של יתרונות. אז איך דוח מן הסוג הזה חוסך למעסיק הוצאות ובאיזה אופן הוא יכול להגביר את התפוקה של העובדים? הנה כל התשובות
מעקב אחר שעות נוכחות הוא חלק בלתי נפרד ממערכת היחסים בין העובד לבין המעסיק. על מנת שהעובד יידע כמה כסף הוא עומד להרוויח כל חודש, ממה מורכב השכר שלו והאם יש מקום לדרוש תוספת בגין שעות נוספות, כדאי שיעמוד לרשותו דוח מסודר. מן העבר השני, יש את המעסיק שזקוק לדוח כזה כדי לדעת איזה עובד מגיע לעבודה ומתי, על מה בדיוק הוא משלם ומתי נדרשת ההתערבות שלו.
כיום ניתן להפיק דוח מפורט ומעודכן באמצעות שעון נוכחות נגיש ונוח. את השעון אפשר למשל להתקין בכניסה למשרד או לעבודה, על מנת לדאוג שכל עובד או עובדת יעברו דרכו. לאחר מכן, השעון מעביר את המידע ישירות אל מערכת המעסיק וכך הוא מאפשר גם לחשב את השכר באופן מדויק וגם להפיק דוח לצרכי מעקב.
היתרון הכלכלי של מעקב נוכחות
בחירה נכונה של שעוני נוכחות מאפשרת למעסיק לחסוך בהוצאות. השעון לא רק מראה למעסיק מתי העובדים הגיעו ומתי הם עזבו, אלא גם מודיע להם על שעות נוספות ועל הניצול שלהן על ידי העובדים. אם יש ברשות המעסיק שעון מסודר, הניהול של העובדים הופך יעיל יותר.
מבחינה טכנית, יעילות גבוהה בניהול עובדים באה לידי ביטוי למשל בחישוב השכר וימי היעדרות. כמו כן, המעקב כולל ניהול ימי חופש, מילואים ומחלה ובחלק מבתי העסק ניתן להזין נתונים עם דיווחי מיקום מבוססי GPS. לאחר מכן, כל שנותר למעסיק זה לחשב ולנהל את המשכורות בצורה דיגיטלית ומהירה.
זמן שווה כסף ומעסיקים חייבים לנצל כל כלי שעומד לרשותם כדי לשפר את ניהול העובדים. כאן בדיוק נכנס לתמונה שעון ייעודי שמפיק דוח שאותו המעסיק קורא מהר ובלחיצת כפתור אחת בלבד.
למה כדאי לעבוד בעסק שמפיק דוח נוכחות מסודר?
חלק גדול מהיתרונות של דוח נוכחות קשורים לעובד ולא כדאי להתעלם מהם. אם המעסיק עוד מתלבט האם להפיק דוח ובאיזה אופן לשלב אותו בבית העסק, עליו להביא בחשבון את האופן שבו הוא משפיע על המוטיבציה של העובדים ולכן גם על התפוקה שלהם.
ראשית, עובדים צריכים דוח נוכחות כדי לוודא שהשכר שהם מקבלים עומד בהגדרות וחוקי משרד הכלכלה והתעשייה. שנית, הדוח מעניק לעובדים שקט נפשי והם יכולים לחזור אליו בכל מקרה של השגות לגבי אופן חישוב השכר. אם מתגלה למשל מחלוקת, סביר להניח שניתן יהיה ללבן אותה בקלות רבה יותר באמצעות דוח מפורט מאשר בכל שיטה אחרת.
במילים אחרות, עובדים מבינים שכדאי להם לעבוד בעסק שמפיק עבורם דוח נוכחות מסודר ומכיר בצרכים שלהם. גם מזה המעסיק כמובן מרוויח, כי החישוב של השכר עבור תלוש המשכורת הופך להיות פשוט ויעיל יותר לכל הגורמים המעורבים.
סנכרון המשכורות עם המערכת של העסק
אי אפשר לדבר על היתרונות של דוח נוכחות בלי להזכיר את האפשרות לסכנרן בין נתונים הנאספים על ידי השעון, לבין מערכת השכר של בית העסק או הארגון. באמצעות סנכרון כזה ניתן לדוגמא לייצא מסמכים ודוחות, להגדיר בהתאמה אישית את הפקת הדוחות עבור מחלקת משאבי אנוש או מחלקת השכר ולשמור כל פורמט לשימוש עתידי באופן אוטומטי.
הדור הבא של השעונים כבר כולל בתוכו פונקציה של תזכורת אוטומטית לעובדים ומנהלים לאישור יומן השעות שלהם. מבחינת המעסיק, זה מבטיח שקט נפשי והיענות לצרכים שלהם. אבל ברמה הטכנית והכלכלית, השקעה חד פעמית בשעון המתאים היא דרך לחסוך כסף ולחשב את המשכורות באופן יעיל, רציף ומדויק יותר.
כך בוחרים את השעון המתאים
התנאי היחיד לניצול כל היתרונות השונים של דוח נוכחות הוא כמובן לבחור נכון את השעון שמפיק אותו. בשביל לעשות את זה, מומלץ להשוות בין שעון ביומטרי, כרטיס מגנטי, תג קרבה, זיהוי כף יד או זיהוי פנים. לאחר מכן, מתייחסים לפרמטרים הבאים:
- המחיר של השעון
- סוג המערכות שאיתן מסוגל השעון להסתנכרן
- קלות התפעול של השעון
- פונקציות מיוחדות
- עמידה בהגדרות וחוקי משרד התעסוקה והכלכלה
מלבד המפרט הטכני והתכונות, כדאי להשוות בין שעונים גם לפי המלצות. אפשרות אחת תהיה לאסוף המלצות מאתרי אינטרנט, רשתות חברתיות או פורומים מקצועיים.
מנגד, אפשרות אחרת היא להתייעץ עם הקולגות או אפילו לערב את העובדים עצמם.
מאמרים נוספים:
- כל המידע על שעוני קיץ במדינת ישראל
- שעון נוכחות ללא דמי מנוי
- שעון חורף
- שעון נוכחות סלולרי – הדרך החדשה למדידת נוכחות בעבודה מכל מקום
אם בעלי עסקים מפנימים את החשיבות של דוח נוכחות ואת הערך שהוא מגלם בתוכו גם להם וגם למועסקים, אין סיבה לא לשתף את העובדים בתהליך קבלת ההחלטות.
מה משפיע על המחיר של השעון?
בעלי עסקים רבים תוהים כמה יעלה להם להשתמש בשעון אמין שגם יכול להפיק דוחות מפורטים על בסיס חודשי, שבועי, יומי או קבוע.
האמת היא שהמחיר של מוצרים עסקיים מן הסוג הזה אינו קבוע, אבל הגורמים המשפיעים עליו פחות או יותר חוזרים על עצמם.
מחיר של שעון אמין שגם יפיק דוח שניתן לסמוך עליו מושפע מהמפרט המלא ומהיצרן. לזה צריך להוסיף עלויות של התקנה, תפעול והדרכה.
שעון ללקוחות קטנים יעלה כ-500 ש"ח בתשלום חד פעמי או כ-90 ש"ח לחודש בתשלום חודשי כולל תוכנה. לשם השוואה, שעון ביומטרי כבר יעלה 800-1,900 ש"ח, שעון תג קרבה יעלה 1,200-1,500 ש"ח ושעון זיהוי פנים יעלה 2,000-2,500 ש"ח. בכל מקרה, אף פעם לא מאוחר להתקדם לדיווח נוכחות לבקרה, ניהול ושליטה בזמן אמת.
